Fluxuri de aprobare pentru cererile de recrutare
Fluxurile de aprobare din Mingle te ajută să automatizezi pașii prin care trec cererile de job de când sunt create și până când pot fi preluate în recrutare. Pe scurt, această funcționalitate te ajută să:
- Definești cine trebuie să aprobe cererile și în ce ordine, iar aprobatorii sunt notificați automat când e rândul lor să intervină.
- Configurezi mai multe fluxuri de aprobare, în funcție de diverse criterii.
- Primești notificări când o cere este aprobată și poți începe recrutarea.
Configurează fluxurile de aprobare
a. Un singur flux de aprobare, valabil pentru toate rolurile
În partea din dreapta sus a ecranului, dă click pe săgeata care apare în dreptul numelui tău. Dă click pe Setări și în noua pagină alege din meniul din stânga Cereri de Recrutare
În partea de sus a paginii, dă click pe butonul Configurează fluxul de aprobare
În fereastra care se deschide, alege din lista derulantă care sunt aprobatorii din fiecare pas, în dreptul câmpului Cine aprobăPentru a adăuga pași adiționali, dă click pe butonulAdaugă pas de aprobare
În lista derulantă vor apărea doar utilizatorii deja creați pe Mingle. Dacă una dintre persoanele care aprobă nu se regăsește în listă, va trebui să-i dai mai întâi acces în aplicație, urmând pașii de aici.
Mai mulți aprobatori pentru același pas
Dacă mai multe persoane trebuie să aprobe cererea în același pas, le poți selecta pe toate în dreptul aceluiași câmp. În cazul acesta, vei avea de ales între două opțiuni:
Opțiunea 1. Oricare dintre aprobatori poate să-și dea acordul, nefiind necesar ca toți să aprobe cererea. În acest caz, alege opțiunea Oricare din partea din dreapta a câmpului.
Opțiunea 2. Toți aprobatorii trebuie să-și dea acordul în pasul respectiv. În cazul acesta, alege opțiunea Toți din partea din dreapta a câmpului.
Setează cine va fi notificat când o cerere este aprobată
b. Mai multe fluxuri de aprobare, în funcție de anumite criterii
Dacă ai fluxuri de aprobare diferite în funcție de anumite criterii, atunci le poți seta după ce ai creat un flux implicit urmând pașii de la punctul de mai sus.
Pentru a adăuga un flux de aprobare alternativ, dă click pe butonul Adaugă un flux alternativ
În fereastra care se deschide, începe prin a da un nume fluxului alternativ. Numele ar trebui să fie ușor de identificat și să reprezinte cazurile pentru care se aplică fluxul respectiv. În exemplul de mai jos, dacă fluxul este specific unui anumit departament, îl poți denumi cu numele departamentului.
În continuare, alege condițiile în care se aplică fluxul respectiv. În secțiuneaFolosește acest flux dacă alege din lista derulantă criteriile dorite. Odată ce alegi criteriul, stabilește și ce valori ar trebui să aibă acesta, completând informațiile din câmpurile din partea dreaptă:
Dacă ai mai multe condiții care trebuie îndeplinite simultan, dă click pe butonulAdaugă condiție
Odată ce ai definit condițiile, completează pașii fluxului la fel ca la fluxul prezentat la punctul anterior.
Flux implicit vs fluxuri alternative
Dacă ai unul sau mai multe fluxuri alternative, atunci cererile de recrutare vor urma fluxul corespunzător în funcție de criteriile setate.
În exemplul de mai jos, toate cererile vor urma fluxul implicit, cu excepția cererilor care sunt create pe departamentul Vânzări, unde se aplică fluxul alternativ „Departament Vânzări teren”
Dacă un flux alternativ are mai multe condiții setate, atunci acestea trebuie îndeplinite simultan. Dacă doar o parte din condiții sunt îndeplinite, atunci cererile vor merge pe fluxul de aprobare implicit.
Modificarea unui flux de aprobare
Fluxurile de aprobare pot fi modificate ulterior creării lor. Poți face acest lucru fie pentru toate fluxurile de acum înainte, fie punctual pe câte o cerere, caz în care se va modifica doar pentru cererea respectivă.
a. Modificarea fluxului pentru cererile viitoare
Dacă procesul de aprobare s-a schimbat, sau dacă unul dintre aprobatori trebuie modificat, atunci poți modifica fluxurile de aprobare care se vor aplica pentru următoarele cereri create. În meniul de Setări > Cereri de recrutare > Flux de aprobare dă click pe butonul Modifică din dreptul fluxului pe care vrei să-l actualizezi.
În fereastra care se deschide, actualizează fluxul cu noii pași. Poți scoate din pașii existenți, poți adăuga pași noi sau poți modifica persoanele sau regulile de la fiecare pas.
Modificările făcute se vor aplica doar la cererile nou create după setarea noului flux. Cererile deja create vor respecta fluxul existent anterior și pot fi modificate doar individual.
b. Modificarea fluxului pentru o cerere deja creată
Pentru cererile de recrutare care au intrat deja pe un flux de aprobare, poți modifica punctual pașii fluxului de aprobare. Pentru asta, în meniul Cereri din bara de navigație, mergi pe cererea dorită din lista de cereri și dă click pe ea pentru a o deschide.
În partea din dreapta, poți vedea pașii fluxului pe care trebuie să îi urmeze aceasta. Dă click pe Vezi detaliiși apoi pe butonul Modifică ce apare în partea din stânga jos a acestei secțiuni.
În fereastra care se deschide, poți modifica pașii următori sau persoanele care trebuie să aprobe. Nu poți schimba pașii prin care a trecut deja cererea respectivă, doar pe cei care urmează.
Urmărește statusul cererilor în curs de aprobare
Odată ce o cerere a fost creată, aceasta va intra în mod automat pe fluxul de aprobare corespunzător. Din acest moment, nimeni nu mai poate face modificări pe câmpurile completate în cererea respectivă, pentru a nu afecta procesul de aprobare. Statusul procesului de aprobare poate fi urmărit în timp real în pagina fiecărei cereri.
În meniul Cereri din bara de navigație, dă click pe titlul În așteptare Aici vei găsi toate cererile care sunt în curs de aprobare, sau care au fost aprobate și urmează să fie preluate în recrutare. În această listă, dă click pe cererea dorită.
În partea din dreapta a paginii, poți vedea pașii de aprobare pe care îi are de urmat:
Dă click pe Vezi detalii Vei putea vedea mai multe informații despre pașii pe care i-a parcurs cererea și despre cei care urmează. Toți pașii parcurși sunt salvați și în istoricul cererii, tot în partea din dreapta.
Cum să aprobi sau să respingi o cerere
Cei care trebuie să aprobe cererile vor primi o notificare pe e-mail atunci când este rândul lor să aprobe cererea. E-mailul conține un link către cererea care trebuie aprobată, care îi duce direct pe pagina acesteia, unde vor vedea toate detaliile completate și istoricul cererii.
Aprobatorii au 2 opțiuni: să aprobe sau să respingă cererea.
Când apasă unul dintre cele două butoane, le va apărea o fereastră în care pot lăsa și un comentariu cu scop intern.
Dacă cererea este aprobată, aceasta va trece la pasul următor.
Dacă cererea este respinsă, atunci va fi trimisă înapoi la inițiator, care va putea face modificări pe cerere și o va putea retrimite. În cazul acesta, cererea reia procesul de aprobare de la zero. În funcție de modificările făcute, o cerere poate chiar să intre pe un alt flux de aprobare, corespunzător noilor condiții pe care le îndeplinește.
Istoricul unei cereri este vizibil în partea din dreapta a paginii sale.
Ce se întâmplă când o cerere este aprobată
Atunci când o cerere finalizează pașii procesului de aprobare, este gata de a fi preluată în recrutare. Persoanele selectate să primească notificări (din secțiunea de Setări) vor primi un e-mail atunci când o cerere a fost aprobată.
Pentru a prelua cererea în recrutare, o poți conecta cu un job existent sau poți crea un job nou pornind de la aceasta. Pentru asta, urmează pașii de aici.