Politica de GDPR și ștergerea datelor
1. Definește politica de GDPR
Atunci când candidații aplică prin formularul de aplicare din Mingle, trebuie să fie de acord cu politica de prelucrare a datelor.
Politica poate fi generată automat de Mingle sau poți defini politica proprie.
Pentru a defini propria politică GDPR, dă click pe numele tău din partea dreapta sus a barei de meniu. Navighează către Setări > Setări companie
În sub-secțiunea GDPR> Politica de confidențialitate alege opțiunea Definește o politică personalizată
Introdu aici textul politicii de GDPR, iar la final dă click pe Actualizează
Dacă nu definești o politică personalizată, se va afișa politica standard Mingle. Pe aceasta o poți vedea dând click pe link-ul din dreptul opțiunii Utilizează politica standard Mingle
2. Șterge automat datele personale
Candidații din baza de date pot fi șterși automat după un interval de timp.
De exemplu, dacă dorești ștergerea candidaților mai vechi de 1 an, aceștia vor fi ștersi automat atunci când ating acest termen.
Pentru a seta ștergerea automată a candidaților, dă click pe numele tău din partea dreapta sus a barei de meniu. Navighează către Setări > Setări companie
În sub-secțiunea GDPR> Retenția datelor alege intervalul de timp după care vrei să se șteargă automat datele.
Dacă nu vrei să se șteargă candidații cu care ai făcut activități în ultimele x luni, definește această perioadă în al treilea rând din această setare.
În cazul de mai jos, de exemplu, se șterg automat candidații mai vechi de un an. Dar dacă unii dintre aceștia au activități în profil în ultimele 6 luni, se va amâna ștergerea acestora.
3. Colectează un consimțământ opțional pentru oportunități viitoare
În plus față de consimțământul standard pentru prelucrarea datelor, poți colecta un consimțământ opțional de la candidații care doresc să fie ținuți în baza de date pentru oportunități viitoare. Pentru aceasta, tot în meniul de Setări companie, mergi la secțiunea GDPR> Retenția datelor .
Aici, poți alege să activezi opțiunea „Prin excepție, candidații care acceptă să fie păstrați pentru oportunități viitoare sunt șterși după X luni de la consimțământ”.
Perioada pe care o setezi în acest câmp trebuie să fie mai mare decât cea selectată în câmpul de deasupra (practic, candidații care sunt de acord cu această opțiune vor fi ținuți în baza de date mai mult decât perioada standard).
Această opțiune le va apărea candidaților la aplicarea prin pagina de cariere, ca o bifă opțională:
4. Prelungește sau retrage consimțământul candidaților
În pagina de profil a fiecărui candidat, poți vedea statusul GDPR al acestuia. Mergi în profilul candidatului dorit, iar în partea stângă, lângă nume, dă click pe cele trei puncte din partea dreaptă a cărdulețului. Din lista de opțiuni care îți apar, selectează Retenția datelor
În fereastra care ți se deschide, vei vedea data estimată de ștergere a candidatului respectiv, precum și consimțământul GDPR colectat de la acesta.
Ce reprezintă fiecare informație:
Ștergere programată: data la care va fi șters candidatul, conform regulii de ștergere stabilite conform punctului 2 de mai sus. De exemplu, dacă ai setat în Mingle ca datele să se șteargă automat după 2 ani, atunci candidații urmează să fie șterși când se împlinesc cei 2 ani de la aplicare.
Politica de confidențialitate: aici poți vedea dacă candidatul a fost sau nu informat privind politica de confidențialitate.
Consimțământ oportunități viitoare: acest câmp îți apare doar dacă a fost activat din Setări, conform punctului 3 de mai sus. Poți obține, reînnoi sau retrage oricând consimțământul unui candidat apăsând butoanele din dreptul acestuia. Data de ștergere a candidatului se va actualiza în funcție de consimțământul actualizat – de exemplu, dacă îl reînnoiești, perioada de retenție se va extinde iar data de ștergere se va actualiza; dacă retragi consimțământul, atunci perioada de retenție se va reduce.